Todo mundo falando ao mesmo tempo. Zona. Desorganização. Brigas e mais brigas. Gritaria. Mas nada, absolutamente nada decidido.

O cenário que descrevemos acima é o verdadeiro pesadelo de síndicos quando uma assembleia dá errado. E com a vacina contra o Coronavírus cada vez mais perto, esse cenário pode se tornar novamente realidade – afinal, as assembleias virtuais tendem a perder espaço novamente para os eventos presenciais.

Mas uma assembleia não era para ser um pesadelo. Era para ser justamente o contrário. Ou seja, com todo mundo ouvindo e falando de forma ordenada, com os participantes se respeitando, com o síndico conduzindo bem a assembleia, cumprir a pauta da reunião e assim, alcançar o objetivo de toda a assembleia: tomar decisões para resolver questões que impactem para o bem no coletivo do condomínio.

No entanto, para que haja esse sonho, a responsabilidade, infelizmente, está inteiramente sobre o síndico. E você, que exerce essa função, sabe o quanto isso é complicado de se fazer.

Afinal, orquestrar uma assembleia formada por muitos condôminos, que por sua vez, tem personalidades e opiniões distintas para decidirem um assunto, exige muito de quem conduz um momento desses.

Fazendo uma analogia rápida, é como se o síndico fosse o maestro de uma orquestra, que depende totalmente dele para que todos entrem em uma só sincronia, no mesmo ritmo e harmonia.

Com a proximidade da vacina contra a Covid-19 que trará novamente as assembleias presenciais, para te ajudar a realizar o sonho do evento perfeito, a Allport separou dicas fundamentais para você cumprir com esse objetivo.

Fique com a gente e descubra como ser o regente perfeito para uma orquestra perfeita!

1- Dicas para antes da assembleia

• Como lidar com a preparação dos moradores

Antes de mais nada, se você quer que sua assembleia seja ordenada e muito bem fluida, é preciso que o antes seja muito bem feito. Por isso, é fundamental que você tome algumas atitudes referente aos moradores. As principais são:

Veja quais e quantas pautas serão discutidas: elas deverão ser claras, muito bem explicadas aos moradores e que tenham contexto com o momento do condomínio. Além disso, é muito importante ficar atento com a quantidade de pauta. Um bom número é o máximo de 4 temas. Esse número garante que a reunião não vai ficar cansativa e que não vai ter perda de foco.

Defina qual a ocasião: sabemos que o condomínio tem muitos temas a serem discutidos. Por isso, esses assuntos precisam ser divididos em ocasiões e, exatamente elas, precisam ser bem definidas na assembleia. Ou seja, a ocasião será para uma Aprovação de Contas, Previsão Orçamentária, Eleição de Síndico ou alguma convocação específica.

Clareza na convocação: além dela precisar ser feita obedecendo a convenção do prédio, é fundamental fazê-la de um jeito bastante transparente ao condômino. Ou seja, na convocação, deixe claro a ocasião e as pautas a serem tratadas. Por fim, enalteça que a presença de cada condômino, mostrando que todos são importantes na assembleia.

Use todos os meios para a convocação: fale da assembleia utilizando todos os meios possíveis dispostos no condomínio. Seja ele digital (e-mail, WhatsApp, App ou site), físico (murais de comunicação e jornais internos) e até “boca a boca”. O importante é que a convocação chegue a todos!

• Ajeitando o local da assembleia

Com uma boa preparação, chegou a hora de dar atenção a uma parte importante para o sucesso na condução de uma assembleia: o ambiente.

Para isso acontecer, o primeiro passo é organizar bem o lugar. Ou seja, ter cadeiras para todos se sentarem, que esteja limpo, bem iluminado e bem ventilado.

Após isso, se seu condomínio tiver muitos moradores, uma boa saída é dispor de um projetor para que todos possam ver aquilo que será tratado – principalmente se houver documentos contábeis. Ainda sobre documentos, é sempre interessante o síndico ter no ambiente uma cópia da Convenção e do Regulamento interno, caso seja preciso consultá-los.

2- Como ter sucesso durante a assembleia

• Decida quem é o presidente da mesa

Esse componente é fundamental para que a assembleia cumpra com todos os seus objetivos. Por isso, uma dica muito boa é escolher para presidente da mesa alguém que tenha bom relacionamento e seja respeitado por todos. Isso garanta imparcialidade e neutralidade a quem for desempenhar esta importante função.

• Conduzindo a assembleia

Com o presidente da mesa definido, é importante que a pessoa que estiver neste cargo saber se colocar nos momentos corretos, tudo para que não haja perda de foco dos temas principais.

• Comece a assembleia no horário marcado

Com tudo pronto, procure sempre iniciar a assembleia no horário especificado. Atrasos, salvo alguma exceção, acabam descreditando a ocasião. Por fim, começar a assembleia no horário certo, além de mostrar prestígio com os presentes, ajuda a manter a ordem e garante que o evento terá a duração correta.

• Dê o tempo devido a cada tema (mas não tempo demais)

A duração da assembleia é algo importante para que a condução dela seja bem feita. Afinal, se for muito curta, não é possível tratar os temas com a profundidade merecida; se for muito longa, vai causar inquietação e perda de foco dos presentes. Por isso, é importante administrar o tempo para cada tema da pauta. Uma dica muito boa é começar com os temas menos polêmicos e desgastantes, deixando os “abacaxis” para serem descascados no final.

3- Comportamentos durante a assembleia

Como muitas pessoas diferentes participam de uma assembleia, a probabilidade de acontecer comportamentos adversos é muito grande. Por isso, é importante que o síndico saiba lidar muito bem com essas situações para assim, garantir uma condução de sucesso em sua assembleia.

• Ânimos exaltados e outras tensões

Essa é a principal situação para conturbar a assembleia e a sua boa condução. Por isso, o primeiro passo é identificar quem são os condôminos encrenqueiros para assim, eles terem uma “marcação especial” do presidente da mesa.

Aliás, este é um membro que precisa estar de olho aberto a todo o momento: o presidente da mesa. Afinal, é ele quem será o responsável por manter a ordem no evento, advertindo os encrenqueiros e sempre buscando uma boa conduta entre todos.

Se mesmo assim o morador que estiver causando incômodos insistir em algum tipo de conduto inapropriada, ele poderá ter solicitada sua retirada do local. Se ele insistir em não sair da assembleia, o presidente poderá suspender a sessão ou escolher uma nova data para a assembleia sem a presença do morador problemático.

• Objeções e discordâncias

Discordar de algo é sempre bem-vindo em um ambiente coletivo como o condomínio, bem como a assembleia que decide o futuro do prédio. Porém, se as objeções forem feitas sem critério, em excesso e com cunho estritamente para frear o progresso da assembleia, poderão representar um problema sério para a condução do evento.

Se uma maioria estiver em dúvida com um tema específico, faça uma votação para saber se mais pessoas estão com o mesmo questionamento. Se sim, vale (e muito) a pena tirá-las e dar mais tema para este assunto.

Porém, se algum condômino, por exemplo, tiver muitas dúvidas sobre um tema, comunique ele de que todas as questões poderão ser tiradas com você, mas após o término da assembleia.

No fim das contas, o importante é que ninguém saia da assembleia com dúvidas!

• Perda de atenção e do foco

Assembleia de condomínio não é lugar dos condôminos se encontrarem para colocarem o papo em dia. Por isso, o presidente tem que estar atento a qualquer conversa paralela que não tenha a ver com os assuntos que serão discutidos no evento.

Para evitar este problema, é muito interessante o presidente, antes do início da assembleia, relembre os presentes da importância de todos estarem focados nos temas que serão discutidos. Assim, será possível garantir que cada assunto terá a atenção devida, além de passar um recado claro de que todos que estão ali sabem que os assuntos serão debatidos pensando na comunidade.

Os resultados de uma boa assembleia

Todo mundo falando de forma ordenada e respeitosa. Ordem. Organização. Harmonia e mais harmonia. Diálogo. Mas tudo, absolutamente tudo decidido. E claro, sem Covid-19 para atrapalhar um momento tão importante.

Esse é o sonho que se torna real através do resultado que uma assembleia de condomínio bem-sucedida traz. E como dito no começo deste texto, o seu papel enquanto síndico é fundamental para que isso seja atingido.

Afinal, um bom maestro à frente de uma orquestra, é garantia de que todos estarão na mesma sintonia!